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Smart work: o escritório está com seus dias contados

Smart work: o escritório está com seus dias contados

O telefone, os relógios, os edifícios, as cidades... Tudo parece ser chamado de “smart” nos últimos anos. Mas... e o trabalho? Um emprego pode ser inteligente? O smart work surge como um novo paradigma no qual a eficiência é mais importante do que nossa presença física.


Há algum tempo, ouvimos falar bastante em home office e na flexibilidade laboral como sendo uma panaceia de produtividade e bem-estar. Porém, a maioria de nós continua acordando algumas horas antes do início da jornada de trabalho para conseguir chegar a tempo no escritório. Temos um horário definido, mais ou menos flexível, e trabalhamos em um escritório físico, com paredes, mesas, computadores e salas de reunião. Sendo assim, onde foram parar essas mudanças?

Na Espanha, apenas 6,7% dos empregados trabalham em suas casas, e apenas 13% das empresas espanholas oferecem tal opção a seus trabalhadores, frente a 30% das empresas alemãs e francesas e 95% das britânicas. Esses são os dados do relatório Trabajar a toda hora, en cualquier lugar: Efectos sobre el mundo del trabajo (Trabalhar a qualquer hora, em qualquer lugar: Efeitos sobre o mundo do trabalho), publicado pela Organização Internacional do Trabalho (OIT), junto com o Eurofound, em fevereiro de 2013.

No entanto, os limites impostos ao home office são mais culturais do que tecnológicos. Nos últimos anos, os dispositivos cada vez menores e mais leves possibilitaram a comunicação de praticamente qualquer lugar: um café, um aeroporto e até o interior de um avião, quando a empresa aérea oferece acesso à internet.  Quando empregados de uma empresa têm acesso às ferramentas adequadas, eles podem se manter operacionais a qualquer momento, de qualquer lugar: podem decidir onde, quando e como trabalhar. Esta é uma das premissas nas quais se baseia o chamado trabalho inteligente, ou smart work. Tal organização e modelo de gestão dá um passo além no campo do home office, acabando não apenas com as paredes, mas também com o horário tradicional de escritório e as limitações por ele impostas.

O objetivo final é atrair e reter talentos nas empresas, ao mesmo tempo em que se acaba com a necessidade da presença física e virtual. Estar sentado em um escritório das nove às seis da tarde, ou mesmo em casa, conectado à empresa, mas cumprindo o mesmo horário, não garante a eficiência do trabalhador. O smart work, por sua vez, libera o trabalho do espaço do escritório, mas também de suas rotinas e costumes. Ou seja, oferece maior flexibilidade e autonomia aos empregados, para que estes sejam os responsáveis por organizar seu trabalho como lhes pareça mais conveniente. O trabalho deixa de ser medido unicamente pelo tempo transcorrido e passa a ser avaliado a partir de objetivos e resultados. O onde e quando desaparecem.

Mas isso não é um risco para as empresas? Embora não existam fórmulas mágicas, de acordo com o relatório Achieving success with a flexible workplace [Alcançando o êxito com um local de trabalho flexível], publicado pela IBM em 2012, as empresas que implementam essas práticas flexíveis não apenas recortam custos, mas também registram, em média, um aumento de 20% em sua produtividade.

“A atmosfera colaborativa permite aos diferentes membros estreitar laços e construir pontes entre os empreendedores"

O risco: estarmos conectados o tempo todo

A priori, uma visão mais flexível do trabalho parece uma ajuda para que possamos adaptar o trabalho à nossa vida pessoal. Porém, caso não seja aplicada corretamente, existe o perigo de confundir os limites entre ambos e provocar uma sobrecarga de trabalho. Aliás, a última Pesquisa Nacional sobre Condições de Trabalho, publicada em abril de 2015 pelo Instituto Nacional de Segurança e Higiene no Trabalho da Espanha (INSHT), revela que 24% dos empregados que trabalham em casa na Espanha, e 33% dos que trabalham em outro ponto remoto, ultrapassam a jornada de 40 horas semanais de trabalho, o que só acontece com 19% das pessoas que trabalham nas sedes das empresas.

O problema é que a tecnologia que nos permite trabalhar quando queremos é a mesma que nos mantém permanentemente conectados. O relatório do INSHT revela que as porcentagens de estresse e transtornos do sono entre as pessoas que trabalham fora das empresas, mas estão permanentemente conectadas a ela, são o dobro do registrado entre quem trabalha em escritórios. A recomendação dos especialistas é limitar a dois ou três dias semanais o trabalho longe do escritório, permitindo que os trabalhadores se desliguem em seu tempo livre, algo que a França, por exemplo, já prevê em leis específicas.

"É pouco provável que os escritórios físicos desapareçam completamente"

No entanto, frente à possibilidade de trabalhar em qualquer lugar, nem sempre aceitamos a proposta, ou pelo menos não aceitamos fazê-lo sozinhos. Como seres sociais que somos, temos a necessidade de interagir com outras pessoas. Os espaços de coworking, locais de trabalho compartilhados, souberam aproveitar essa necessidade e oferecer a empreendedores, trabalhadores freelance e autônomos não apenas uma infraestrutura capaz de reduzir custos, mas também a possibilidade de criar e participar de uma comunidade com outras pessoas que estejam na mesma situação.

“A atmosfera colaborativa permite aos diferentes membros estreitar laços e construir pontes entre os empreendedores, mas também entre estes empreendedores e o setor corporativo, público e freelance, gerando sinergias para os negócios, mas também para as relações pessoais”, explica o responsável pela gestão de projetos do espaço de coworking Impact Hub Madrid (Espanha), Emilio Frojan. “Em um espaço como o Hub, não apenas se ativam e proliferam oportunidades de negócio, mas também são estabelecidas relações de apoio emocional”, diz ele.

Graças ao smart work, tudo indica que os trabalhadores terão mais autonomia do que nunca na hora de organizar seu trabalho. Porém, é pouco provável que os escritórios físicos desapareçam completamente. O mais provável é que se transformem em espaços de encontro similares aos atuais coworking, tornando-se lugares onde é fomentado o intercâmbio de experiências e opiniões entre as pessoas da empresa. Isso já é uma realidade na sede espanhola da Microsoft, onde a maior parte dos empregados trabalha mais de 50% da sua jornada em outros espaços, indo ao escritório somente para reuniões presenciais. O mesmo acontece nas instalações da consultoria YE, em Madri, onde apenas 43% dos empregados ficam no escritório ao mesmo tempo. E também no Banco Santander, que desde 2015 promove o chamado flexiworking, uma forma de organização do trabalho a partir das decisões e preferências de cada trabalhador. Desse modo, cada equipe adapta seus horários e locais de trabalho ao que melhor lhes convier.

Portanto, o desafio que enfrentamos não é como trabalhar fora do escritório, mas como manter o contato humano em um mundo cada vez mais digital.