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Smart work: ¿Tiene la oficina los días contados?

Smart work: ¿Tiene la oficina los días contados?

El teléfono, los relojes, los edificios, las ciudades… Todo se define como “inteligente” en los últimos años. Pero, ¿qué ocurre con el trabajo? ¿Puede ser el empleo inteligente? El smart work surge como un paradigma nuevo en el que la eficiencia de los trabajadores es más importante que su presencia física.


Llevamos mucho tiempo oyendo hablar del teletrabajo y la flexibilidad laboral como la panacea de la productividad y el bienestar. Sin embargo, la mayoría de nosotros nos despertamos una o dos horas antes de que empiece la jornada laboral para tener tiempo de llegar al trabajo; tenemos un horario definido, más o menos flexible; y trabajamos en una oficina física con sus paredes, mesas, ordenadores y salas de reuniones. ¿Dónde está entonces el cambio?

En España, tan sólo el 6,7 % de los empleados teletrabaja y sólo el 13 % de las empresas españolas ofrece a sus trabajadores esa opción frente al 30 % de las compañías alemanas y francesas y el 95% de las británicas. Son datos del informe Trabajar a toda hora, en cualquier lugar: Efectos sobre el mundo del trabajo publicado por la Organización Internacional del Trabajo (OIT) junto con Eurofound en febrero de 2013.

Sin embargo, las limitaciones al teletrabajo son más culturales que tecnológicas. En los últimos años, los dispositivos cada vez más pequeños y ligeros han posibilitado la comunicación desde casi cualquier lugar: una cafetería, un aeropuerto, e incluso desde dentro de un avión si la compañía ofrece acceso a internet. Si la empresa provee a su plantilla de las herramientas adecuadas, ésta puede estar operativa en cualquier momento y en cualquier lugar: puede decidir dónde, cuándo y cómo trabajar. Esa es una de las premisas en las que se basa el llamado trabajo inteligente o smart work. Esta organización y modelo de gestión va un paso más allá del teletrabajo y no acaba solo con las paredes, sino también con el horario tradicional de oficina y las limitaciones que este impone.

El objetivo final es atraer y retener talento en las empresas a la vez que se acaba con el presentismo físico y virtual. Estar sentados en una oficina o conectados con la empresa desde casa de nueve a seis no garantiza la eficiencia del trabajador. El smart work, en cambio, libera el trabajo del espacio de la oficina, pero también de sus rutinas y costumbres. Es decir, dota de mayor flexibilidad y autonomía a los empleados para que sean ellos quienes organicen su trabajo según crean más conveniente. El trabajo deja de medirse únicamente por el tiempo transcurrido y se evalúa a partir de objetivos y resultados. El dónde y cuándo desaparecen.

¿No es un riesgo entonces para las empresas? Si bien no existen fórmulas mágicas, según el informe Achieving success with a flexible workplace, publicado por IBM en 2012, las empresas que implementan  este tipo de prácticas flexibles no solo ahorran costes, sino que también registran de media un aumento del 20% en su productividad. 

"La atmósfera colaborativa permite a los diferentes miembros estrechar lazos y construir puentes entre los emprendedores"

El riesgo del trabajo flexible: siempre conectados

A priori,  una visión más flexible del trabajo parece ayudarnos a adaptar nuestro trabajo a nuestra vida personal. No obstante, si no se aplica correctamente tiene el peligro de difuminar los límites entre ambos y provocar una sobrecarga de trabajo. De hecho, la última Encuesta Nacional de Condiciones de Trabajo publicada por el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo de España (INSHT) en abril de 2015 señala que el 24 % de los empleados que trabajan desde casa en España y el 33% de los que lo hacen desde otro lugar en remoto superan las 40 horas semanales frente al 19 % de quienes trabajan desde la empresa.

El problema es que la tecnología que nos permite trabajar cuando queramos es la misma que nos mantiene permanentemente conectados. El informe del INSHT señala que los porcentajes de estrés y trastornos del sueño entre los trabajadores que trabajan en remoto y están permanentemente conectados son el doble que los que se registran entre los que trabajan en la oficina. La recomendación de los expertos es limitar a dos o tres días por semana el trabajo fuera de la oficina y permitir a los trabajadores desconectar en su tiempo libre, algo para lo que países como Francia han previsto incluso leyes específicas.

"Las empresas que implementan la flexibilidad horaria registran un aumento del 20% en su productividad"

Sin embargo, ante la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar no siempre decidimos hacerlo, o al menos hacerlo solos. Como seres sociales que somos, tenemos la necesidad de interactuar con otras personas. Los espacios de coworking o cotrabajo han sabido aprovechar esa necesidad y ofrecer a emprendedores, trabajadores freelance y pymes no solo una infraestructura para ahorrar costes, sino también la posibilidad de crear y participar en una comunidad con otras personas que se encuentran en la misma situación.

“La atmósfera colaborativa permite a los diferentes miembros estrechar lazos y construir puentes entre los emprendedores, pero también entre emprendedores y el sector corporativo, público y freelance, lo que produce sinergias a nivel de negocio además de relaciones personales” explica el responsable de gestión de proyectos del espacio de coworking Impact Hub Madrid (España), Emilio Frojan. “En un espacio como el Hub no solamente se activan y proliferan oportunidades de negocio, sino que también se establece una relación de apoyo emocional”, añade.

Parece que, gracias al smart work, los trabajadores tendrán más autonomía que nunca a la hora de organizar su trabajo. No obstante, es poco probable que las oficinas físicas desaparezcan por completo. Lo más seguro es que se transformen en espacios de encuentro similares a los coworking actuales, lugares en los que se fomente el intercambio de experiencias y opiniones entre las personas de la empresa. Esto ya es una realidad en la sede de Microsoft en España, donde la mayoría de sus empleados trabajan más del 50% de su jornada desde otro lugar y van a la oficina para reuniones concretas. También en las instalaciones de la consultora EY en Madrid, donde solo el 43% de los empleados coincide a la vez en la oficina.  E incluso en Banco Santander, donde desde 2015 la empresa promueve lo que llama flexiworking, una forma de organización del trabajo a partir de las decisiones y preferencias de cada trabajador. De este modo, cada equipo adapta sus horarios y lugares de trabajo a lo que mejor les convenga.

El reto al que nos enfrentamos no es por tanto cómo trabajar desde fuera de la oficina, sino cómo mantener el contacto humano en un mundo cada vez más digital.